Планирование платежей и их контроль осуществляется в режиме "Бюджет".

Для нормальной работы этого режима необходимо сделать следующие предварительные действия:

1.Ввести новую книгу «Бюджетування».

2.Ввести план счетов для этой книги. Рекомендуется, чтобы план счетов состоял из четырех групп счетов:

- счета С1000 – С1205 – пассивные счета источников поступления денежных средств за товары, продукцию и услуги основного вида деятельности в различных разрезах (население, бюджетные организации, промышленные предприятия и т.д.);

счета С3800 – С4930 - пассивные счета источников поступления денежных средств за другие виды деятельности – реализацию материалов и основных средств, финансовой деятельности, внутренние расчеты и т.д.;

- счета С301 – С333 - активные счета касс и банковских счетов, куда поступают и откуда расходуются денежные средства, в этой группу надо ввести все кассы и все действующие банковские счета;

- счета С5000 – С9720 – активные счета расходов денежных средств. К этим счетам вводится аналитика "Виды деятельности" - перечень видов деятельности организации, для того, чтобы расходы учитывать в разрезе этих видов деятельности.

План счетов может корректироваться и пополняться в соответствии с потребностями учета.

3.В список аналитик книги «Бюджетування» ввести аналитику «Віди діяльностей» , в которой указать перечень подразделений организации. В качестве кода можно указать «ВИДИ ДІЯЛЬНОСТЕЙ», в качестве ключа «ВД».

4.В перечень журналов данной книги ввести журнал с кодом «ГОЛОВНИЙ» - Головний журнал. В этом журнале будут вести все проводки по бюджетированию.

5.В режиме «Бюджет» - «Замовники» надо ввести перечень лиц (филиалов, подразделений), которые будут заказывать (планировать) платежи.

6.Для автоматического формирования проводок по бюджетированию по платежам через банк и кассу для каждого банковского счета и каждой кассы надо указать соответствующий счет плана счетов. Здесь и в дальнейшем везде будет подразумеваться счет плана счетов книги «Бюджетування».

Это делается следующим образом:

- заходим в режим «Платежи» - «Облікові книги», выбираем нужный банк или кассу (щелкаем мышкой по коду выбранного банка), - заходим в режим «Рахунки», выбираем нужный счет данного банка (щелкаем мышкой по коду выбранного счета);

- выбираем режим «Правила проведення», добавляем правило по книге «Бюджетування», журнал - «головний журнал», вводим необходимый «код рахунку» (счета С301 – С333). Эти счета не имеют аналитик, поэтому «Аналітичну комбінацію» вводить не надо. Счет в нашем случае отличается от соответствующего бухгалтерского счета только первым символом «С». Эту операцию повторяем для всех банковских и кассовых счетов.

7.Для автоматического формирования соответствующего корреспондирующего счета надо для каждого платежа указать целевые правила. Для этого предварительно должны быть введены назначения платежей с правилами формирования проводок по бюджетированию. Для этого делаем следующее:

- заходим в режим «Платежі» - «Призначення платежів»;

- выбираем необходимый платеж, ориентируемся по графе «Надходження», если «так» - это поступление платежа, платят нам, если «ні» - платим мы.

- заходим в «Правила проведення», добавляем новое правило (клавишой «Додати»);

- указываем книгу «Бюджетування», счет («Рахунок») и аналитическую комбинацию. Если счет расходный, то в качестве аналитической комбинации указываем «ВД:» и конкретное значение аналитики. Счет лучше выбирать из списка счетов. Для приходного счета аналитическую комбинацию вводить не надо.

8.После ввода назначения платежей можно вводить целевые правила (их вводить необязательно). Вводятся они следующим образом:

- заходим в режим «Платежи» - «Облікові книги», выбираем нужный банк или кассу (щелкаем мышкой по коду выбранного банка), - заходим в режим «Рахунки», выбираем нужный счет данного банка (щелкаем мышкой по коду выбранного счета);

- выбираем режим «Цільові правила». В этом режиме можно указать наиболее часто повторяющиеся правила. Например, какому-то предприятию с данного счета постоянно осуществляется платеж за материалы. В этом случае выбираем в поле «Ціль» назначение платежа «Оплата за материалы», в поле «Пріорітет» указываем 1, в поле «Тип» выбираем «Партнер» и в появившемся поле «Партнер» вводим (или выбираем из списка) код нужного предприятия.